Excel e historia (II): El antiguo y olvidado "Formulario de Datos"

Aunque todos/as tenemos muy claro en que Excel es una hoja de cálculo e incluso Microsoft lo tenía muy claro desde el inicio, sin duda alguna dicha misma corporación consideraba el uso de dicho programa como base de datos como se infiere de las primeras publicaciones sobre dicho programa o lo que se iba incluyendo en sus funciones y manuales, así sea pensando en la cantidad de datos con los que uno deseaba hacer justamente cálculos.

Cuando en 1987 se lanzó Excel 2.0, dentro de las herramientas que Microsoft incluyó para el uso en bases de datos estaba un cuadro de entrada, búsqueda y edición de datos llamado “Formulario de Datos”, o Data Form en realidad, recordemos que en aquel entonces solo había Excel en inglés. Dicho formulario se activaba a través del menú respectivo incluido.

En 1993, con la aparición de Excel 5.0 y VBA, también aparecen los antes llamados Diálogos (hoy conocidos como Diálogos de Excel 5.0) que son formularios que también pueden usarse justamente con VBA. En 1997 se emite Excel 97 (8.0) y en él Microsoft va más allá e incluye los Userform de VBA. Con la aparición de ambos, sobre todo con los segundos, que con programación iban más allá de los límites del Formulario de Datos, dichos últimos formularios se van dejando de usar cada vez más e incluso es en Excel 2003 que aparece en el menú de Datos por última vez, no siendo incluidos en la Cinta de Opciones que apreció en Excel 2007 ni en versiones posteriores, aunque siguen existiendo.

Dejando la parte histórica de lado, vamos a explicar, ahora, cómo funcionan dicho tipo de formularios. Como ya se dijo en el párrafo anterior, la desventaja es que no se puede ir más allá de las funciones predeterminadas que tiene, que ya vamos a ver, pero yo diría que su mayor ventaja es que no es necesario saber VBA para usarlo e igual facilita la búsqueda, ingreso y edición de datos. Ah, otras de las desventajas, para algunos, era que podía usarse sobre un máximo de 32 columnas y que no pueden usarse botones u otra herramienta además de las predeterminadas.

Vamos a ver como usar dicho formulario en versiones actuales de Excel. Lo primero es ir a la pestaña Archivo, ahí eligen Opciones y les saldrá un formulario en el cual elegirán “Barra de herramientas de acceso rápido”. En la primera lista sugiero elegir “Todos los comandos” y ahí buscar “Formulario...”, elegir “Agregar” y que quede, por ende, en la segunda lista, la de la derecha.

Con eso, ya tendremos habilitada la opción de usar dicho formulario cuando lo necesitemos.

Ahora vamos a suponer que tenemos datos como los que mostraré a continuación. Ojo, yo inicio con los datos en la celda A1, pero pueden estar en cualquier lado de la hoja e incluso puede haber otros grupos de datos en la misma hoja. Sitúen el cursor en cualquier celda del grupo de datos o Tabla y hecho eso denle clic al botón agregado a la barra de herramientas. Deberían tener esto como resultado:

Como ven hacia la izquierda del formulario salen los campos con los nombres usados en los encabezados y/o primera fila de los datos; al centro hay una barra de desplazamiento vertical que justamente permite moverse entre registros (filas) en los campos del formulario de manera rápida; hacia la derecha vemos botones que pasaremos a explicar.

Nuevo: Como bien dice su título sirve para agregar registros nuevos, basta presionarlo para que los campos se queden vacíos que pueden ser llenados con nuevos datos. Una vez ingresados los datos, basta presionar la tecla Enter del teclado para que el formulario envíe los datos del formulario a la última fila del grupo de datos o Tabla en cada campo correspondiente.

Eliminar: Borra el registro que está activo en ese momento en el formulario.

Restaurar: Deshace los cambios que se están haciendo en ese momento en los campos mientras se esté agregando o cambiando algún registro.

Buscar anterior y Buscar siguiente: Permite desplazarse entre registros de uno en uno, hacia atrás y hacia adelante, respectivamente. Si se desea se puede hacer cambios en el registro activo y al presionar la tecla Enter dichos cambios se reflejarán en los datos respectivos.

Criterios: Permite escribir criterio de búsqueda en el campo o campos que se desee y/o necesite. Por ejemplo, si quiero buscar solo los de sexo masculino basta darle clic a Criterios y colocar esto en el campo Sexo:

Una vez escrito eso, basta usar los botones “Buscar anterior” o “Buscar siguiente” y solo recorrerá los registros que cumplen con el criterio. También se puede usar comodines, tal como se indica en la ayuda del Excel que copio y pego para conocimiento:

Use	Para buscar
? (signo de interrogación)	Un único carácter Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco)	Cualquier número de caracteres Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de ?, *, o ~	Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde Por ejemplo, af91~? buscará "af91?".

Ah, una cosa más, para campos numéricos se pueden usar signos como mayor (>), menor (<) o igual (=) o combinación de ellos. Para terminar, el botón Cerrar es evidente para lo que sirve jejeje. Y eso amigos y amigas es el Formulario de Datos de Excel, espero hayan aprendido algo nuevo. Hasta la próxima.

Abraham Valencia
Lima, Perú