¿Excel como base de datos?

Microsoft Excel es una hoja de cálculo y según los datos conocidos sigue siendo el programa más usado de la famosa suite Microsoft Office. Millones, de personas usan Excel como base de datos y muchos se apoyan en VBA pasa simular tener sus propios sistemas de venta, de facturación, etc. ¿Está mal eso? No necesariamente, aunque finalmente para una misma cantidad de datos Excel ocupará más espacio que un programa como Access, que es parte de la misma suite y que en realidad es el programa que debería usarse, de preferencia, para cosas como las mencionadas.

Cuando finalmente se opta por Excel como base de datos, es muy habitual que se cometan muchos errores que al final perjudican a los propios usuarios. Lo clásico es que para una misma base de datos se usan diferentes archivos. En muchas ocasiones, por ejemplo, para ventas o compras, he visto cosas de este tipo, en donde tienen un archivo por año:

Y dentro de esos archivos tienen normalmente una hoja por mes::

Siendo todos los archivos iguales. Por supuesto que cada hoja tiene los mismos campos. Otro ejemplo:

Entonces, se puede tener, para tres años entre ventas y compras, unos seis archivos y en total unas 72 hojas ¿una bicoca, cierto? Aunque no es nada comparado a casos como este:

En este caso, para tres años tendríamos 72 archivos y 864 hojas ¿qué les parece? Y eso contando solo hojas de datos cuando sabemos bien que muchos tienes además hojas para facturar, reportes, etc. Ahora, imagínense intentar hacer consolidados, ver ventas o compras por mes o año o entre fechas, o ver datos solo de ciertos clientes, etc. Hay que copiar/pegar datos, abrir y cerrar archivos, ubicar cada archivo necesario, etc. generando muchas veces perdida de tiempo, perdida de datos, archivos que se pueden ir corrompiendo y varias otras cosas más.

Entonces, idealmente ¿cómo se tendría que hacer? Pues en general es suficiente con un solo archivo y con una hoja para los datos, podría colocarse un campo para el tipo (venta o compra) y una columna de fechas para que de ese modo con filtros o tablas dinámicas (u otra herramienta) se puedan tener datos específicos por periodos de tiempo o clientes.

Les aseguro que de ese modo les será mucho más fácil manejar sus datos y en otra hoja pueden hacer sus reportes usando quizá VBA o funciones tipo “BuscarV”, aunque recordemos que Excel, a diferencia de Access, no tiene una herramienta automática para generarlos por lo que habrá que usar bastante el ingenio (y por supuesto leer mucho).

Espero haberlos ayudado. Hasta la próxima.

Abraham Valencia