Hace un par de meses, en uno de los foros de Excel en los cuales participo, preguntaron si era posible tener un Top (Ranking) de vendedores que se visualice en algún gráfico y que no se necesite usar macros. Si bien yo no participé en dicho debate, la alternativa que le dieron al usuario fue, finalmente, usar macros. Me quedé con la curiosidad y hace algunos días logré algo muy cercano, pero necesariamente tuve que usar cuatro columnas auxiliares (en mi experiencia a la mayoría de usuarios no les gusta usarlas) y, además de la tabla de datos, tuve que usar una tabla adicional en la que coloqué los números Top.
Relacioné a ambas con una de las columnas auxiliares y logré que con un Slicer de los Top la tabla dinámica y el gráfico dinámico de datos cambien dependiendo de lo elegido en el Slicer.
Claro, el pequeño dilema es que para que todo se actualice, después de elegir el valor en el Slicer de los top, pues necesariamente hay que usar el botón de actualizar de la tabla dinámica. Por supuesto se puede hacer que se actualice con una macro, pero volveríamos al dilema inicial que les comenté: Hacerlo sin macros (por más que el actualizar con macros no involucre directamente lo del ranking). Pero bueno, no se preocupen, al final basándome en lo logrado, conseguí el objetivo a través de Power Pivot, pero eso sí, antes de explicarles esa solución, igual les comentaré lo previo, ya que fue la base para todo. Trataré de hacerlo de forma resumida:
Columna “Sumarsi”. Tiene la siguiente fórmula:
=SUMAR.SI(Hoja1!$B$2:$B$201;Hoja1!$B2;Hoja1!$C$2:$C$201)
Creo que para muchos/as es obvio que lo que intento con ella es que a cada vendedor tenga el total de sus ventas y por el momento no importa que se repita. Si bien eso se puede hacer con una tabla dinámica, en esta ocasión lo necesitaremos para lograr crear un ranking.
Columna RankingVendedor. Tiene la siguiente fórmula:
=SUMA(1/SI($E$2:$E$201>E2;CONTAR.SI($E$2:E201;$E$2:$E$201);9.999999999E+307))+1
Esta fórmula, apelando a el número más alto que puede calcular Excel, pues logra generar números de ranking sin repetidos a diferencia de JERARQUIA (tilde omitida como en la función). No, olvidar que se tiene que ingresar como fórmula matricial (excepto para Office 365).
Columna EligeRanking. Tiene la siguiente fórmula:
=SUBTOTALES(4;DatosRanking[NivelTop])
Esta columna es la que relaciona a la tabla de datos con la de los top. No olvidemos que los Slicer, al igual que los filtros, lo que hacen es ocultar filas, así que con SUBTOTALES podemos conseguir el valor de la tabla de los top, sea cual sea. Uso el 4 (equivalente a MAX), ya que, al ser valores distintos en dicha tabla, elijamos cual elijamos se mostrará siempre uno, es decir, siempre será el máximo (también podría usarse MIN).
Columna FiltrarVendedor. Tiene la siguiente fórmula:
=SI(F2 <= G2;1;0)
Es decir, si el RankingVendedor es menor o igual a EligeRanking, pues colocamos un 1 ¿Para qué? Para que al elegir el valor del Slicer del top/ranking, pues nos indique con un 1 (uno) cuales son los valores de los datos que son mayores o iguales y ese uno será lo que usaremos para mostrar o no los valores que necesitemos. ¿Por qué mayores? Porque para un ranking los mejores son los de menor número ¿O no recordaban eso? Igual cuando vean el archivo se entenderá mejor.
Luego, tipo dashboard, insertaremos una tabla dinámica (TD) y un gráfico dinámico. Eso sí, en la TD hagamos los siguiente. Usaremos la columna “C” (Monto) y sus valores sumados y la columna FiltrarVendedor (“H”), pero ojo con esta última, en la configuración del campo usaremos “Promedio”.
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Ahora en la TD, en la columna de los vendedores, en el filtro eligen “Filtros de valor”, luego “Mayor que…”, en la primera lista desplegable elegimos “Promedio de FiltrarVendedor”, en la segunda “Es mayor que” y en el último casillero agregamos un cero (0).
Luego en la tabla de los Top agregamos un Slicer (asumo que saben cómo), lo cortan y lo pegan en la misma hoja de la TD y el gráfico dinámico. Para evitar, como comenté al inicio, estar eligiendo el valor top del slicer y actualizando la TD, agregamos una pequeña macro, pero todo esto lo podrán ver en el archivo que pueden descargar de aquí.
Ahora sí vamos a hacerlo con Power Pivot, que estoy seguro es lo que ustedes están esperando. Lo primero es que usaremos dos tablas similares a las del ejemplo anterior. Agreguen ambas al modelo de datos (igual asumo que saben cómo hacerlo).
Luego vamos a Power Pivot, a la tabla de datos que yo he llamado “TablaDatos” y vamos a agregar las siguientes funciones cuyos nombres serán similares a los del archivo anterior para que se entienda el porqué de su uso.
EligeRanking:=MAX('DatosRanking'[NivelTop])
SumaMonto:=SUM(TablaDatos[Monto]) 'Esto de aquí es equivalente a la de columna “Sumasi” del anterior ejemplo
En esas dos no hay mucho que explicar ya que estoy seguro todo/as saben lo que hacen MAX y SUM pues en DAX hacen lo mismo que en Excel. Vamos con las otras:
RankingVendedor:=RANKX(ALLSELECTED(TablaDatos[Vendedor]); [SumaMonto]; ; 0)
En esta función sí vamos a detenernos un poco. RANKX es una función DAX que nos devuelve la clasificación de una lista para cada fila de la tabla elegida, basado en la expresión que se elija (muy parecido a JERARQUIA). En este caso la tabla es TablaDatos con el detalle que usamos ALLSELECTED para nos devuelva todas las filas de la tabla omitiendo los filtros que se apliquen y como ven para este caso usaremos el campo Vendedor. Para el argumento de elección del ranking, usaremos la función que hemos creado previamente “SumaMonto”.
La siguiente es:
FiltrarVendedor:=IF([RankingVendedor] <= [EligeRanking];1;0)
Creo que en esa tampoco hay mucho que detallar.
Ahora que ya tenemos las funciones, crearemos, desde Power Pivot, una TD. Ojo, si en la hoja de Excel en donde han creado la TD les sale un aviso así, ni caso.
Luego activen los siguientes campos:
Luego en el campo de Vendedor, usaremos el mismo filtro del anterior ejemplo.
Quiten el campo FiltrarVendedor para que no salga en el gráfico dinámico que vamos a insertar. Sugiero también ordenar de forma descendente el campo RankingVendedor de la TD y recién ahí insertar el gráfico. Luego insertamos un Slicer del Top, obivamente con Segmentación de Datos. Deberíamos tener algo así y ya sin necesidad de macros al elegir cualquier ítem del Slicer, automáticamente cambian tanto la TD como el gráfico.
Si ven el detalle del gráfico también se ven los valores de RankingVendedor, pero hay algunos trucos para ocultarlos, pero eso ya queda como tarea para cada uno.
Espero les haya gustado y, sobre todo, espero que les sea útil. Hasta la próxima.
Abraham Valencia
Lima, Perú
Descargue el ejemplo aquí
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