miércoles, 8 de diciembre de 2021

Usando Crystal Reports en Excel

Sin duda aquellos que programábamos en Visual Basic 6.0 tenemos buenos y bonitos recuerdos de Crystal Reports, sus bonitos informes y, sobre todo, la forma en que se su diseñador se podía integrar al querido VB 6.0 facilitando todo. Otra de las ventajas de Crystal Reports era que, a través del uso de la librería CRAXDRT y otras, se podía usar objetos Crystal Reports en los Userform de VBA de Excel y así visualizar e interactuar con los informes incluso mandándoles parámetros.

Fue Crystal Reports XI R2 (11.5) la última versión que contó con la librería (*.dll) CRAXDRT, ninguna de las versiones posteriores la tiene y solo las ediciones que se integran con Visual Studio son del tipo Runtime, con lo que no es posible integrar Crystal Reports, desde la versión 2008 (12.0) hasta la actual (2020 – 14.3), con programas como Excel de modo directo.

Si aún tienen una versión de Crystal Reports en su edición “desarrollador” (las ediciones tipo “profesional” no tienen Runtime) de las que tienen CRAXDRT, es posible que hayan intentado hacer funcionar dicha librería u objetos ActiveX en programas como Excel, pero lamentablemente por ejemplo el Crystal ActiveX Report Viewer Control 11.0 (que es el que tengo yo con Crystal Reports XI R2) no es compatible con las últimas versiones de Excel/Office y mucho menos con las ediciones de 64 bits (Crystal Reports está basado en 32 bits – excepto la versión 2020 de 64 bits).

Entonces ¿No es posible usar un control de Crystal Reports en Excel? Pues ahora veremos cómo solucionar dicho dilema y poder tener informes de Crystal Report en nuestro Userform de Excel.

Para comenzar, además de una versión de Crystal Reports (desarrollador) que contenga la librería mencionada (yo por ejemplo uso Crystal Reports XI R2), deben tener una versión más reciente (yo uso Crystal Reports 2020)

Ahora vamos a crear el reporte/reporte en el mismo CR (en la versión que deseemos). Yo usaré una base de datos en Excel (asumo que saben cómo crearlo). No olviden que solo funcionará en Excel de 32 bits. Yo para este caso usaré, además, Excel 2019.

El reporte se llamará "InformeBDExcel.rpt" y el archivo Excel con los datos "DatosparaCrystal.xlsx". Ambos archivos deberán estar en la misma carpeta. Como ven, en el reporte de CR están todos los registros del archivo Excel que estamos usando como base de datos.

En este momento voy a suponer que, si manejan CR, también saben usar ADO y al menos algo de sentencias SQL y conexiones a archivos Excel, así como el uso de Recorset. Habiendo supuesto eso, activen esta referencia de VBA:

Microsoft ActiveX Data Objects 6.1 Library

No olviden que la versión puede variar dependiendo de su Excel. Después activen estas otras dos referencias:

Crystal Reports ActiveX Designer run Time Library 11.5 (esta puede varias dependiendo de su versión de CR "antigua")

Crystal ActiveX Report Viewer Library 14.0 (esta puede varias dependiendo de su versión de CR ""nueva")

En el caso de la primera referencia, nos permitirá usar el objeto ActiveX Viewer de la versión más actual de CR que sí puede manipularse, a su vez, en versiones actuales de Excel. En el caso de la segunda, es justamente la que nos permitirá manipular el objeto CR (así sea la versión más antigua de CR).

Agrega un Userform y en el Cuadro de Herramientas agrega el Crystal ActiveX Report Viewer Control 14.0 (o el 12.0 o 13.0, depende de tu versión de CR. Ojo, no usar el 11.5 o inferior).

Luego agrega dicho control a tu Userform.

Ahora vamos a declarar las variables.

Dim crApp As CRAXDRT.Application ‘Para el objeto CR 
Dim crRpt As CRAXDRT.Report ‘Para el reporte del objeto CR 
Dim cnn As ADODB.Connection ‘Para establecer la conexión 
Dim rst As ADODB.Recordset ‘Para los registros 

Luego Crearemos la conexión y el Recordset, claro, solo obtendremos los registros de la tienda ubicada en San Borja.

Set cnn = New ADODB.Connection 
cnn.Open "Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;Data Source= " & ThisWorkbook.Path & "\DatosparaCrystal.xlsx;Extended Properties=""Excel 12.0 Xml;HDR=YES;""" 

Set rst = New ADODB.Recordset      

With rst     
	.CursorLocation = adUseClient     
	.CursorType = adOpenStatic     
	.LockType = adLockOptimistic     
	.Open "SELECT * FROM [Hoja2$A1:E97] Where Tienda = 'San Borja'", cnn, , , adCmdText 
End With 

Como ven, en las sentencias SQL uso de modo directo la palabra “San Borja” para el campo/columna Tienda, pero bien podríamos ahí poner cualquier otro valor o usar otro campo o campos, incluso usando los valores obtenidos desde otros objetos como un combobox, por ejemplo, pero esa ya es tarea de ustedes.

Ahora vamos a crear el objeto CR y el reporte correspondiente basado en el que tenemos en nuestra carpeta.

Set crApp = New CRAXDRT.Application 
Set crRpt = crApp.OpenReport(ThisWorkbook.Path & "\InformeBDExcel.rpt", 1) 

Luego de eso, cargaremos el reporte con los datos del Recordset y lo guardaremos.

crRpt.Database.SetDataSource rst 
crRpt.DiscardSavedData 

Por último, vamos a cargar el objeto Viewer con el reporte guardado, vamos a darle el zoom que deseamos y vamos a volverlo visible.

Me.CrystalActiveXReportViewer1.ReportSource = crRpt 
Me.CrystalActiveXReportViewer1.Zoom 1 
Me.CrystalActiveXReportViewer1.ViewReport 

La macro competa la vamos a colocar en el evento Activate del Userform.

Option Explicit 
'Todo Sobre Excel 
'Abraham Valencia 
'https://abrahamexcel.blogspot.com/ 
'Lima, Perú 'Diciembre del 2021 
Private Sub UserForm_Activate() 

Dim crApp As CRAXDRT.Application 'Para el objeto CR 
Dim crRpt As CRAXDRT.Report 'Para el reporte del objeto CR 
Dim cnn As ADODB.Connection 'Para establecer la conexión 
Dim rst As ADODB.Recordset 'Para los registros 

Set cnn = New ADODB.Connection 

cnn.Open "Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;Data Source= " & ThisWorkbook.Path & "\DatosparaCrystal.xlsx;Extended Properties=""Excel 12.0 Xml;HDR=YES;""" 

Set rst = New ADODB.Recordset      

With rst
	.CursorLocation = adUseClient     
	.CursorType = adOpenStatic     
	.LockType = adLockOptimistic     
	.Open "SELECT * FROM [Hoja2$A1:E97] Where Tienda = 'San Borja'", cnn, , , adCmdText 
End With 

Set crApp = New CRAXDRT.Application 
Set crRpt = crApp.OpenReport(ThisWorkbook.Path & "\InformeBDExcel.rpt", 1)      

crRpt.Database.SetDataSource rst 
crRpt.DiscardSavedData 

Me.CrystalActiveXReportViewer1.ReportSource = crRpt 
Me.CrystalActiveXReportViewer1.Zoom 1 
Me.CrystalActiveXReportViewer1.ViewReport 

End Sub 

Luego, si corremos la macro, tendremos esto en nuestro Userform:

Una última cosa, cuando descarguen los archivos y quieran ver el código les podría salir este aviso:



Espero les guste, hasta la próxima.

Abraham Valencia
Lima, Perú

Descargue el ejemplo aquí

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