Hoy en día en que compartimos mucha información a través de internet y sobre todo usando “nubes” tipo Google Drive, OneDrive o DropBox, la necesidad de tener alternativas para intercambiar datos y/o actualizarlos haciendo uso de esas y otras herramientas, sin duda cada vez es mayor. Para bases de datos sin duda las alternativas son diversas como el caso de Oracle, MySQL o SQL Server; claro, para poder tener los datos en internet y conectarnos desde cualquier lugar, esas alternativas son de pago y no siempre se puede acceder por motivos, justamente, económicos (las ediciones gratuitas son de conexión local o de poder configurarlas para sesiones remotas, tiene limitaciones). Retomando lo de la “nube”, si bien permite trabajar en distintas PC, laptops, móviles, etc. ingresando a través de internet o descargando la aplicación requerida, básicamente lo que hacen es mantener varios archivos iguales y actualizarlos mediante sincronización, lo que como seguro ya saben, también tiene sus limitaciones, más aún cuando se quiere trabajar con usuarios distintos cada uno “logueado” con su propia cuenta.
Entonces ¿Tenemos posibilidades económicas o gratuitas de tener una base de datos en línea y poder conectarla desde Excel? Comenzaré diciendo algo que afirmó por años: Excel no es un sistema gestor de base de datos, es una hoja de cálculo, pero entiendo que mucha gente lo usa como si fue tal. Dicho eso, paso a responder la pregunta: Sí, considero que existe una alternativa ¿Cuál es? Pues considero que una alternativa es usa una Hoja de Cálculo de Google y, a través de VBA, enviarle los datos que deseamos desde la PC que queramos, así esté ubicada en cualquier lugar del mundo, claro, siempre que tenga conexión a internet. Y no, no es necesario entrar a Google Drive o descargar e instalar la aplicación. Ah, claro, así como Excel, las Hojas de Cálculo de Google también tienen límites de capacidad, pero ya les toca a ustedes averiguar cuáles son si es que se decantan por la opción de la que hablaremos hoy.
Para comenzar, lo que usaremos serán los Formularios de Google, probablemente ustedes ya hayan visto algo parecido, la diferencia es que Google ya ha variado las propiedades de sus objetos de dichos formularios y hoy veremos cómo se puede hacer ahora y, además, como mandar varios datos a la vez sin problema alguno. Entonces, comencemos.
Como este no es un tutorial sobre el uso de los formularios que usaremos, asumiré que ya saben cómo crearlos así que podrían comenzar con uno así:
Para todos los campos usé objetos de “Respuesta corta”, pero en el caso de ID y Edad, además, la “validación de respuesta” es tipo “Número”. No olviden este detalle para que, a la hora de enviar los datos, el tipo coincida en cada campo.
Ahora, en la pestaña “Respuestas” activen el botón “Crear hoja de cálculo” (el verde con rauas blancas)..
En las opciones que te salen, elige “Crear una hoja de cálculo” y dale clic a “Crear”. Si deseas previamente coloca un nombre en la opción correspondiente al lado de “Crear una hoja de cálculo”, tal como he hecho yo.
En pantalla tendremos algo como esto. No olviden que el campo “Marca temporal” lo agrega Google, no hay problema.
Ahí mismo elige el menú “Formulario” y luego “Ir al formulario publicado”.
En esta parte es muy importante que copien el enlace de la web del formulario. Por ejemplo, en mi caso es el siguiente:
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfhc8fyp2InjqYpUJiZEKdyI2ABYudFu07JUPKAoz-cJ87dTA/viewform
Continuando en la web del formulario, como ya mencioné líneas arriba van a encontrar varias publicaciones acerca de cómo llenarlo desde Excel con VBA, en todas usan la propiedad “Name” de los objetos del formulario, pero si ustedes ven el código HTML del formulario, verán que ya Google no necesariamente usa dicha propiedad.
Entonces ¿Qué usaremos? No hay problema, solo es cuestión de revisar todo el código del formulario y encontrar lo siguiente (En Chrome, por ejemplo, se puede hacer con las opciones “inspeccionar” o “Ver código fuente de la página”):
¿Ven la línea resaltada? Desplieguen la opción de la izquierda (el triángulo) y deberían tener lo siguiente, o algo así, en su pantalla:
Si ven con detalle, se darán cuenta que ahí están los nombres de los cuatro campos que usé en el formulario (Id, nombre, sexo, edad) y a la derecha de cada uno la palabra “null”, un cero (0) y dos corchetes ¿Ven los números al lado de los corchetes? Eso son los que copiarán. En mi caso son: 734588322, 1744113014, 283729869 y 1406906612.
Ahora sí vamos a Excel. En una hoja de Excel tenemos que tener lo siguiente, para mi caso, claro.
Ahora entra al editor de VBA y lo primero que debes hacer ahí es activar las referencias a “Microsoft XML, v6.0” (el número 6 puede variar dependiendo de tu versión de Office). Como en otras ocasiones, recomiendo usar el objeto MSXML2.XMLHTTP60, que se usa para realizar solicitudes HTTP. Dichas solicitudes nos permiten interactuar con un servicio web, API y similares. Con dicho objeto usaremos el método “Post” para poder enviar la información necesaria que queremos publicar/insertar en nuestra Hoja de Google (ya hemos hablado de dicho método y sus parámetros en otros artículos, por ende, no los volveré a explicar hoy aquí). Para finalizar usaremos el método “Send” para abrir la conexión y enviar la solicitud al servidor. Entonces, vamos declarando las siguientes variables.
'Para declarar y crear el objeto
Dim WebXML As New MSXML2.XMLHTTP60
'Para detectar la última fila
Dim UltimaFila As Long
'Para enviar el parámetro de la URL al POST y al Send
Dim miURL As String, misDatos As string
Como vamos a hacer que se envíe todo a la Hoja de Cálculo de Google, vamos a detectar la última fila llena y con un bucle “For – Next” recorreremos todo el rango y al final borraremos los datos. Para ello también vamos a declarar la variable correspondiente.
Dim x as Long
Para comenzar a dar valores a las variables, recordemos que guardamos/copiamos la url del formulario, pero si lo vuelven a ver, verán que terminar con “vieform”, pues esa parte cámbienla por “formResponse”. En mi caso quedaría así:
UltimaFila = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
miURL = "https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdhhL-3DomHpEnXufpdCJPYbLsdurtLRQpB0MhVbqqGIC2UPw/formResponse" Con el método “Send” vamos a enviar los datos ¿Recuerdan los números que copiamos que correspondían a los campos del formulario? Pues para que funcione, en la cadena vamos a anteceder cada uno de esos números de la palabra “entry” y un punto (.), de tal modo que queden así, por ejemplo: “entry.734588322”. Sin las comillas, obviamente. Como vamos a recorrer los datos con un bucle, vamos a ir tomando el valor correspondiente para cada campo del formulario, de tal modo que nuestra cadena quedaría así:
misDatos = "entry.734588322=" & Range("A" & x) & "&entry.1744113014=" & Range("B" & x) & "&entry.283729869=" & Range("C" & x) & "&entry.1406906612=" & Range("D" & x)Y ya con el bucle sería así:
For x = 2 To UltimaFila
misDatos = "entry.734588322=" & Range("A" & x) & "&entry.1744113014=" & Range("B" & x) & "&entry.283729869=" & Range("C" & x) & "&entry.1406906612=" & Range("D" & x)
With WebXML
.Open "POST", miURL, False
.setrequestheader "Content-type", "application/x-www-form-urlencoded"
.send (misDatos)
End With
Next
Juntando todo y ordenando, deberíamos tener esto:
Si todo salió bien, en nuestra Hoja de Cálculo de Google deberíamos tener lo siguiente:
Si después desea ver los datos en Excel ya compilado, escribí sobre eso hace meses, denle un vitazo: Enlace. Y ahora sí, eso es todo en esta ocasión ¡Hasta la próxima!
Abraham Valencia
Lima, Perú
Nota: Hay un dilema con las letras con tilde, la eñe y algunos otros caracteres, haré pruebas sobre eso y actualizaré el artículo.
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