jueves, 25 de junio de 2020

Interactuando con Microsoft Word (III): Abrir archivos de Word, o detectar si ya están abiertos, para trabajar con ellos desde Excel usando VBA.

En los artículos anteriores de cómo interactuar con Microsoft Word (Enlace1, Enlace2), vimos básicamente la forma de enviar datos desde una hoja de Excel a un archivo de Word nuevo, pero ¿Qué pasa si queremos enviar nuestros datos a un archivo que ya existe? La primera respuesta que quizá se les viene a la mente es “pues lo abrimos ¡obvio!”, claro, eso es lo que haremos, aunque iremos un poquito más allá y veremos que hacer si ya está abierto el archivo en cuestión.

Ya saben ustedes que lo primero es activar las referencias respectivas a Microsoft Word en el editor de VBA, después de eso vamos a declarar las variables que vamos a usar. Una para crear un objeto que nos ayudará a trabajar con el archivo Word si ya está abierto, una para crear el objeto Word y otra para la ruta del archivo.

Dim objDoc As Object 
Dim MiappWord As Word.Application 
Dim strArchivo$ 

Ahora vamos a darle valor a la variable con la ruta del archivo, asumiendo que el archivo Word y el de Excel están en la misma carpeta.

strArchivo = ThisWorkbook.Path & "\ArchivoEjemploWord.docx " 

Como para que no quede duda de que todo saldrá bien, usando Dir nos aseguramos que el archivo exista.

If Dir(strArchivo) = "" Then
     MsgBox "No existe el archivo", vbOKOnly, "Todo Sobre Excel"
     Exit Sub
 End If 

De no existir el archivo, un MsgBox nos lo indicará y se terminará el proceso.

Ahora algo importante, para saber si el archivo está abierto vamos a usar una UDF que Microsoft puso a disposición pública hace año (ahora la página no existe), se puede mejorar, claro, pero dado que hay algo ya hecho ahorremos tiempo. Pueden ponerla en el mismo módulo de la rutina que estamos haciendo o en otro, no hay problema.

' This function checks to see if a file is open or not. If the file is
' already open, it returns True. If the file is not open, it returns 
' False. Otherwise, a run-time error occurs because there is 
' some other problem accessing the file. 
' Código de macro para comprobar si un archivo ya está abierto 
' http://support.microsoft.com/kb/291295/es 

' Function IsFileOpen(filename As String) 
Dim filenum As Integer, errnum As Integer 
' 
On Error Resume Next   ' Turn error checking off. 
filenum = FreeFile()   ' Get a free file number. 
' Attempt to open the file and lock it. 
Open filename For Input Lock Read As #filenum 
Close filenum          ' Close the file. 
errnum = Err           ' Save the error number that occurred. 
On Error GoTo 0        ' Turn error checking back on. 
' Check to see which error occurred. 
Select Case errnum     
' No error occurred.     
' File is NOT already open by another user. 
Case 0
     IsFileOpen = False
     ' Error number for "Permission Denied."
     ' File is already opened by another user. 
Case 70
     IsFileOpen = True
     ' Another error occurred.
 Case Else
     Error errnum 
End Select 
End Function 

Entonces, ya con nuestra UDF y un If, vamos a detectar si el archivo está abierto, y de estarlo, con la función GetObject vamos a hacer la referencia respectiva al archivo (objDoc) y como lo que haremos es crear un objeto, vamos luego a convertirlo en nuestro objeto Word (MiappWord). De estar cerrado (Else), crearemos un objeto Word, abriremos el documento del ejemplo y lo haremos visible. Miren y analicen el código.

If IsFileOpen(strArchivo) Then
     'si está abierto
     Set objDoc = GetObject(strArchivo)
     Set MiappWord = objDoc.Application 
Else
     'si está cerrado
     Set MiappWord = CreateObject("Word.Application")
     MiappWord.Documents.Open strArchivo
     MiappWord.Visible = True 
End If 

Sea abierto o cerrado, una vez que tengamos el control del archivo, y para que se vea como se puede hacer cosas en él, dejaré una línea simple que lo único que hará es llevar el cursor al final del archivo Word.

MiappWord.Selection.EndKey Unit:=wdStory

Nuestra rutina completa debe de quedar así:

Option Explicit
'Todo Sobre Excel 
'Abraham Valencia 
'https://abrahamexcel.blogspot.com/ 
'https://www.facebook.com/TodosobreExcelAV/ 
'https://twitter.com/Todosobre_Excel 
'Lima, Perú 
'Junio del 2020 

Sub AbrirWord() 

Dim MiappWord As Word.Application 
Dim objDoc As Object 
Dim strArchivo$ 

strArchivo = ThisWorkbook.Path & "\ArchivoEjemploWord.docx " 

If Dir(strArchivo) = "" Then
     MsgBox "No existe el archivo", vbOKOnly, "Todo Sobre Excel"
     Exit Sub 
End If 

If IsFileOpen(strArchivo) Then
     'si está abierto
     Set objDoc = GetObject(strArchivo)
     Set MiappWord = objDoc.Application 
Else
     'si está cerrado
     Set MiappWord = CreateObject("Word.Application")
     MiappWord.Documents.Open strArchivo
     MiappWord.Visible = True
 End If 

MiappWord.Selection.EndKey Unit:=wdStory 

End Sub 

Y listo, eso es todo en esta ocasión y la prometo que continuaremos con más sobre interactuar con Word desde Excel a través de VBA ¡Hasta la próxima!

Abraham Valencia
Lima, Perú

Descargue el ejemplo de aquí

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