miércoles, 10 de enero de 2018

El gran problema de los archivos lentos y "pesados"

Pasan los años, se crean versiones más modernas y potentes de Excel, pero entre los usuarios(as) sigue existiendo el gran problema de que se generan archivos que ocupan muchos megas y que se vuelven cada vez más lentos.

Excel es una hoja de cálculo parte del paquete de Office y, dependiendo del tipo de producto Office, viene acompañada de Access que, a pesar de las críticas, es un buen sistema gestor de base de datos (SGBD). Me imagino que algunas personas ya se estarán preguntando “¿y qué tiene que ver eso con los archivos “pesados” y lentos? Pues mucho.

Excel es una hoja de cálculo pero por su masivo uso y aparente mayor facilidad de aprenderlo que Access, es usada como SGBD ¿es necesariamente un error eso? No, pero a diferencia de los SGBD, no almacena los datos de forma “plana”  (como las tablas de los SGBD) sino que los datos almacenados en las hojas están acompañados de diversos formatos (de tipo o color de letra, de color de fondo, de color de bordes, etc.), de fórmulas, de imágenes y un largo etcétera de cosas. Eso, a la larga, genera que los archivos crezcan de modo muchas veces desmesurado y hasta se pongan lentos al cargar.  Esto, finalmente, no es un problema del Excel sino de los propios usuarios(as).

He aquí algunas de las causas, y soluciones,  que ocasionan esos problemas:

Uno:

Por una cuestión visual muchas veces le damos formatos que usan color a nuestros datos, ya sea al color de relleno de las celdas, al color de la fuente o algún otro que nos permita Excel. El problema con ello es que en lugar de dar el formato al rango de celdas que usamos, le damos formato a toda la columna o a toda la fila, o incluso en muchos casos a varias filas o columnas e incluso a todas las celdas de las hojas:

Un ejemplo de que no hacer:

Un segundo ejemplo de que no hacer:

Un ejemplo de que como se debe aplicar formatos:

Evitemos eso, demos el formato deseado solo al rango de celdas que estamos usando y sí vamos a ingresar más datos, esperemos a ello antes de aplicar los formatos que deseemos.

Dos:

En ocasiones se usa Excel prácticamente como catálogo de imágenes, no solo decenas sino hasta cientos de imágenes se insertan en sus hojas haciendo que los megas del archivo crezcan y crezcan. Lo primero es recomendar no usar Excel para mostrar imágenes y de insistir en ello al menos comprimirlas:

Eso ayudará en algo a evitar que su archivo sea demasiado “pesado”.


Tres:

Muchas veces se aplica fórmulas sobre columnas o filas completas y no solo sobre los rangos que tienes datos. No es raro ver fórmulas de estos tipos:
=SUMA(A:A)
Las fórmulas así, tienen que analizar cada una de las celdas de dicha columna, en este caso más de un millón de celdas cuando lo ideal es solo aplicarla sobre el rango con datos:
=SUMA(A2:A1232)
Cuatro:
Se usan fórmulas en celdas en las que no se esperan resultados porque se supone que a futuro dichas celda tendrán datos. A pesar de estar vacías, Excel igual analiza dichas celdas causando que se use más memoria y, como ya saben, poniendo lento el archivo además de incrementar su “peso”.  He visto archivos con 100 filas ocupadas y fórmulas en al menos diez mil filas.  Lo ideal es solo tener fórmulas en aquellas celdas que esperamos resultados inmediatos, asimismo en aquellas celdas en las que ya tenemos resultados y aquellos no van a cambiar, lo ideal es cambiar las fórmulas por los valores obtenidos, lo que se puede hacer fácil y rápidamente con “Pegado Especial”  y la opción de “Pegar Valores”.
De ser necesario que tengas muchas fórmulas, y de aquellas sí se espera resultado inmediato, lo ideal es cambiar el “Cálculo” a “Manual”.

 

Cinco:
Aunque hay varias cosas más he tratado de colocar algunas de las que considero son las principales pero igual, como para terminar, podríamos mencionar que es bueno, también, no usar muchas funciones volátiles como “HOY”, no hay que abusar de los “Formatos Condicionales” así como tampoco de las fórmulas matriciales.

Hasta la próxima.

Abraham Valencia

6 comentarios:

  1. Abraham Valencia, Muchas gracias por estos consejos tan valiosos. Saludos

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  2. Amigo, mucha gracias por el aporte! Una abrazo!

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  3. Muchas gracias por la información, mi excel es un caracol con 37 MB, ya se por que, tengo miles de formulas con colorines y hasta el millon de celdas, buuf la que me espera para limpiar.

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  4. Hola, muy buenos tus aportes. Mas allá de todo lonque indicaste que esta buenisimo. Qué opinas del acces??? No lo utilice nunca, el excel lo utilizo para analisis de datos, con tablas dinamicas y agregando informacion a la planilla madre, pero cada vez se pone mas pesado y tarda mucho en cada informacion que agrego... Me podrias aconsejar algo?
    Muchas grcias!!!

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